Rôle et mandat de l'association de parents d'élèves

L’association des parents d'élèves (APÉ) a pour rôle de représenter et de promouvoir les intérêts des parents. Elle doit fonctionner à l’intérieur des paramètres établis, tels que la Loi scolaire, les politiques du Conseil scolaire francophone et les différentes conventions collectives. Elle peut faire des recommandations au Conseil scolaire francophone, à la direction de l’école et au personnel enseignant sur tout sujet ayant trait à l’école (à l'exception de ceux relevant du Comité de partenaires de l'école).

L’APÉ participe à la mise en œuvre du projet éducatif de l’école. Elle fait la promotion des politiques de l’école et appuie les efforts de l’école dans la réalisation d’activités visant l’enrichissement de la vie scolaire. Elle a pour mandat de consulter les parents d'élèves de l’école sur les questions jugées pertinentes, de diffuser l’information et de sensibiliser les autorités concernées aux préoccupations des parents et aux besoins de l’école.

L’APÉ maintient une liaison avec le Conseil scolaire francophone et la Fédération des parents. Elle veille à la cohérence entre la vision des parents et le travail du Comité de partenaires de l'école. Pour ce faire, elle nomme les personnes qui la représenteront au sein des différents comités ou groupes de travail.

Ainsi, l’APÉ nomme :

• les représentantes ou représentants des parents au Comité de partenaires de l'école
• la représentante ou le représentant des parents au comité de sélection de la direction d’école
• une réprésentante ou un représentant qui assume les fonctions prévues dans la structure décisionnelle du CSF et de la Fédération des parents.

Il revient à l’association des parents d'élèves de l'école de s’assurer de la formation de ses membres et de faire la promotion et le parrainage des programmes visant à aider les parents à acquérir des compétences pour appuyer les efforts de l’école

Si elle le désire, l’APÉ peut :

• organiser des activités culturelles
• réaliser des activités de financement
• gérer un programme préscolaire
• offrir des programmes de francisation familiale
• organiser des activités de recrutement

Structure décisionnelle et fonctionnement

En général, la structure décisionnelle de l’association de parents d’élèves comporte trois paliers : l’assemblée des membres, le conseil d’administration et les comités de travail. Chaque palier a ses propres fonctions et mandats particuliers.

Assemblée des membres

• Composition
  • Membres votants : parents ou tuteurs d’enfants inscrits à l’école
  • Membres non votants : membres de la communauté (par exemple : secteur préscolaire, association francophone communautaire, etc.)
• Fonction
  • Déterminer les orientations et les paramètres encadrant le fonctionnement de l’association
• Mandat
  • Recevoir le rapport annuel de la présidence
  • Ratifier les états financiers de l’année précédente
  • Élire les membres du bureau de direction
  • Élire les représentants des parents au comité des partenaires de l’école.
  • Adopter les statuts et règlements de l’association.
  • Adopter le plan d’action et le budget annuel.
  • Adopter les politiques régissant le fonctionnement de l’association.
  • Adopter les recommandations qui découlent du mandat consultatif de l’APÉ

Conseil d’administration

• Composition
  • Les membres du conseil d’administration sont élus par les membres votants
• Fonction
  • S’acquitter de la gestion quotidienne de l’association
  • Soumettre des recommandations à l’Assemblée des membres
• Mandat
  • S’assurer que les décisions respectent la vision, la mission, le mandat, les valeurs et les buts stratégiques de l’association
  • Assurer la mise en œuvre des décisions de l’Assemblée des membres
  • Contrôler les revenus et les dépenses selon les procédures établies
  • S’assurer que l’association reste en règle avec les lois la régissant

Comités de travail

• Composition
  • Selon les besoins, personnes désignées par le conseil d’administration comme responsables ou membres d’un comité de travail
• Fonction
  • Réaliser des projets ou des activités, mettre en œuvre des programmes ou offrir un service
• Mandat
  • Déterminé par l’assemblée des membres ou le conseil d'administration 

Conseil d'administration de l'APÉ : rôle et responsabilités

Le conseil d'administration d'une APÉ compte généralement les postes suivants : présidence, vice-présidence, trésorier ou trésorière, secrétaire, et un ou des postes de conseiller ou conseillère.

Président ou présidente

La personne qui occupe ce poste exerce deux rôles principaux :

• Rôle de facilitateur ou facilitatrice : gère les rencontres de l’association de parents; aide l’association à être plus efficace et les membres à travailler en équipe; s’assure que les dossiers reçoivent un suivi approprié
• Rôle de porte-parole : représente les intérêts des parents et agit à titre de porte-parole auprès des instances concernées

Ses principales responsabilités sont :

•   Préparer l’ordre du jour des rencontres de l’association
•   Présider les rencontres : veiller à ce que les réunions se déroulent dans un climat d’ordre et de respect, selon des règles de conduite et de discussion connues et acceptées de tous
•   Signer les procès-verbaux
•   Assurer la circulation de l’information
•   Déléguer les tâches et s’assurer que les suivis nécessaires seront apportés
•   Favoriser la participation de tous à la prise de décision
•   Coordonner les activités de l’association
•   Soutenir le fonctionnement des sous-comités
•   Assurer l’orientation et la formation des nouveaux membres du conseil d’administration
•   Contrôler les rapports financiers
•   Représenter l’association auprès des différents partenaires en éducation

Vice-président ou vice-présidente

C'est la personne désignée pour prendre la direction de l’association en l’absence du président ou de la présidente. Il est souhaitable qu'elle ne se limite pas à ce rôle de substitut. L’efficacité du travail demande un bon partage des tâches entre présidence et vice-présidence.

Ses principales responsabilités sont :

• Collaborer avec le président ou la présidente et alléger ses tâches
• Assumer les fonctions du président ou de la présidente en son absence
• Au besoin, être responsable des sous-comités de travail

Trésorier ou trésorière

Cette personne administre les fonds de l’association de parents. Elle est responsable de tous les aspects financiers.

Ses principales responsabilités sont :

• Tenir à jour la comptabilité
• Informer les membres sur l’état des revenus et des dépenses lors des rencontres de l’association
• S’assurer du respect des procédures comptables de l’association
• Préparer les prévisions budgétaires

Secrétaire

Cette personne est le bras droit du président ou de la présidente.

Ses principales responsabilités sont :

• Rédiger et distribuer aux membres les convocations et l’ordre du jour des rencontres
• Rédiger les procès-verbaux des rencontres de l’association
• Signer les procès-verbaux
• Conserver les documents officiels de l’association et toute autre documentation pertinente (statuts et règlements, procès-verbaux, correspondance, etc.)
• Rédiger la correspondance et les documents officiels

Conseillers ou conseillères

Les conseillers et conseillères ajoutent de la valeur au conseil d’administration en participant aux prises de décisions. Ils peuvent également être responsables d’un dossier particulier.

Leurs principales responsabilités sont :

• Participer aux discussions du conseil et, le cas échéant, formuler des recommandations
• Être responsables de certaines tâches ou de dossiers spécifiques
• Présider, le cas échéant, un sous-comité de travail

Documents disponibles : exemple d'ordre du jour / exemple de procès-verbal

Appui et formation, statuts et règlements, incorporation

Appui et formation pour les APÉ

La Fédération des parents francophones offre à ses associations membres de l'appui, de l'accompagnement ainsi que de la formation, selon leurs besoins. Par exemple, notre équipe peut répondre à vos questions de manière ponctuelle, ou encore présenter un atelier sur le fonctionnement efficace d’une APÉ à l'intention des parents impliqués au sein de votre association.

Un membre du conseil d'administration de votre APÉ doit contacter la Fédération des parents afin de l’informer de l'intérêt à recevoir une telle formation et de préciser les besoins à combler. Selon les ressources disponibles, un membre du personnel de la Fédération des parents offrira la formation appropriée soit en se rendant sur place, soit à distance.

Pour en savoir davantage, contactez-nous par courriel à l'adresse info@fpfcb.bc.ca ou par téléphone au 604-736-5056 (ou sans frais au 1-800-905-5056).

Statuts et règlements de l'APÉ

Les statuts et règlements (constitution and bylaws) régissent le fonctionnement d'une entité telle qu'une APÉ, et constituent un document essentiel. Ainsi, toute APÉ et ce, qu'elle soit incorporée ou non, doit posséder des statuts et règlements.

L'APÉ devrait par ailleurs réviser ses statuts et règlements périodiquement, afin de les mettre à jour lorsque nécessaire. Soulignons qu'un amendement aux statuts et règlements doit faire l'objet d'une résolution spéciale, qui doit être adoptée par l'assemblée des membres conformément au processus indiqué dans les règlements en vigueur.

La Fédération des parents offre aux APÉ des ressources et du soutien pour la rédaction et la mise à jour de leurs statuts et règlements, et pour valider que ces documents sont conformes aux exigences de la Loi scolaire de la C.-B. (BC School Act) ainsi que de la Loi sur les sociétés de la C.-B. (BC Societies Act).

Incorporation d'une APÉ en tant que société

Une APÉ peut s'incorporer comme société auprès de BC Registries and Online Services, bien que cela ne soit pas obligatoire (sauf dans certains cas : voir, plus bas, les 4e et 5e points dans la liste Les avantages de l'incorporation). La majorité des APÉ qui sont membres de la Fédération des parents sont incorporées.

Lorsqu’un groupe de personnes qui ont des intérêts communs s’incorpore, ce groupe devient une société incorporée, c’est-à-dire une entité légale. Cette société, régie par la Loi sur les sociétés de la Colombie-Britannique (BC Societies Act), a tous les pouvoirs d’un individu et existe par elle-même, séparée et distincte des individus qui la composent. L'APÉ incorporée est une organisation sans but lucratif et l'argent qu’elle obtient doit servir exclusivement à l'atteinte de ses objectifs.

Par ailleurs, une fois qu’une association est incorporée dans sa province, ses membres peuvent décider de l’enregistrer comme organisme de bienfaisance. Cette démarche, qui est optionnelle, se fait séparément auprès de l'Agence du revenu du Canada et l’association doit répondre à certaines conditions.

Les avantages de l’incorporation

• Existence perpétuelle, qui ne dépend pas de l'existence d'une personne. La société existera tant qu'elle répond aux exigences de la BC Societies Act
• Une société peut s’engager par contrat sous son nom incorporé (c'est-à-dire son nom légal)
• Les membres d'une société, dans la plupart des cas, ne sont pas personnellement responsables des dettes encourues par la société s'ils ont fait preuve de diligence raisonnable
• Certains bailleurs de fonds et programmes de financement exigent que les demandeurs soient incorporés
• En tant que société incorporée, une APÉ peut obtenir un permis pour gérer un service de garde et une prématernelle

Les désavantages de l’incorporation

• Le processus d’incorporation demande un engagement du groupe et un minimum de ressources en termes de personnes, de temps, de finances et de connaissances.
• Une fois incorporé, un groupe doit s’acquitter d’un minimum d’obligations telles que le préparation de bilans financiers, du rapport annuel et de la tenue de l’assemblée générale annuelle afin de maintenir son statut.

Résolution de conflits

Les élèves ont droit à un milieu sécuritaire et à une éducation de qualité. Les parents, eux, ont le droit de prendre part à l’éducation de leur enfant et de parler à l’enseignante ou à l'enseignant en cas de difficultés. Élèves, parents et personnel de l’école ont le droit d’être respectés, informés et entendus.

Même dans un climat de respect et d'entraide, des situations problématiques peuvent survenir. La Fédération des parents peut aider ses associations membres en ce qui concerne la résolution de conflits : contactez-nous afin d'en parler avec un membre de notre équipe.

Étapes à suivre

Voici une recommandation d'étapes à suivre pour faciliter la résolution de conflits en milieu scolaire :

1. Agissez le plus rapidement possible : ne laissez pas le problème empirer et ne pensez pas qu'il va disparaître;
2. Écoutez attentivement ce que vous dit votre enfant. Essayez de comprendre tous les points de vue sur la question. Faites de votre mieux pour examiner la question de façon pratique, sans laisser vos émotions intervenir;
3. Déterminez clairement quelle est la situation, quels sont les faits et les renseignements qui vous manquent. Commencez à formuler des questions;
4. Décidez si vos enfants ont besoin de votre soutien ou s'ils peuvent trouver une solution eux-même;
5. Dans la cas où vous aideriez votre enfant, parlez de vos inquiétudes à la personne directement impliquée (sauf si cela n'est pas approprié). Demandez à recontrer la personne à un moment qui vous convient à tous les deux;
6. Déterminez clairement le but de cette rencontre après avoir bien réfléchi à votre compréhension du problème. Écoutez l'autre personne attentivement, afin de voir son point de vue. Posez les questions qui vous permettront de clarifier le problème ou encore sa solution;
7. Si durant cette rencontre initiale ou d'autres rencontres, vous estimez que l'on n'a pas répondu à vos inquiétudes, entrez en contact sans tarder avec le supérieur immédiat de la personne (direction d'école, personnel du Conseil scolaire, direction générale). Demandez à cette personne de s'occuper de votre situation et suivez les directives établies au numéro 6.
8. Si, après votre rencontre avec le supérieur, vous estimez que vos inquiétudes existent toujours, le supérieur peut vous décrire les prochaines étapes que pourriez suivre. Parfois, cela peut nécessiter de faire appel de la décision de l'employé de l'école. En lien avec l'article 11 de la loi scolaire, le Conseil scolaire francophone a en place une politique et un processus d'appel pour les élèves, les parents et les tuteurs ou tutrices.

Processus d'appel

Le texte de la politique ainsi que le formulaire relatifs à la Procédure et processus d’appel pour les élèves, les parents et les tuteurs/trices est disponible auprès du CSF pour la personne qui veut faire appel d'une décision.

Comité de partenaires

Un comité de partenaires est un modèle de gestion participative impliquant les partenaires de la communauté-école.

Il est composé de la direction d'école et de représentants et représentantes des parents et des autres partenaires de la communauté-école, incluant les services à la petite enfance (s'il y a lieu). Les représentants et représentantes de la communauté qui oeuvrent en partenariat avec l'école peuvent aussi être invités à y siéger.

Cliquez ici pour télécharger le Guide d'accompagnement du comité de partenaires.