Associations de parents du secteur préscolaire

La Fédération des parents francophones de C.-B. est sans contredit la pierre angulaire de l’essor des centres préscolaires francophones et des services de garde scolaire dans la province. Sa mission et ses orientations témoignent d’un ferme engagement à accompagner les parents et à leur fournir, en français, des outils et des services afin de les appuyer.

La Fédération des parents francophones de C.-B. dispose d'une vaste expertise que nous sommes heureux de partager avec vous. Que ce soit pour vous appuyer dans la mise sur pied de votre centre préscolaire (prématernelle ou garderie), vous aider à en assurer la gestion ou encore pour optimiser le fonctionnement interne de votre conseil d’administration, vous pouvez faire appel à notre expertise.

Contactez-nous pour recevoir de l'information : info@fpfcb.bc.ca ou 604-736-5056 (option 2)

Appui et formation pour les associations de parents du secteur préscolaire

La Fédération des parents francophones offre à ses associations membres de l'appui, de l'accompagnement ainsi que de la formation, selon leurs besoins. Par exemple, notre équipe peut répondre à vos questions de manière ponctuelle, ou encore présenter un atelier à l'intention des parents impliqués au sein de votre association, notamment un atelier sur le fonctionnement efficace d’une association de parents, sur sa gouvernance ou sur la planification de la relève des élus sortants de votre société.

Un membre du conseil d'administration de votre association de parents doit contacter la Fédération des parents afin de l’informer de l'intérêt à recevoir une telle formation et de préciser les besoins à combler. Selon les ressources disponibles, un membre du personnel de la Fédération des parents offrira la formation appropriée soit en se rendant sur place, soit à distance.

Pour en savoir davantage, contactez-nous par courriel à l'adresse info@fpfcb.bc.ca ou par téléphone au 604-736-5056 (ou sans frais au 1-800-905-5056).

Incorporation d'une association de parents du secteur préscolaire en tant que société

Lorsqu’une personne ou un groupe de personnes désire fonder un organisme sans but lucratif dans le but de démarrer et de gérer une garderie (ou prématernelle), il est d’abord recommandé de communiquer avec la Fédération des parents qui pourra l’accompagner dans cette initiative.

L’une des étapes incontournables de la mise sur pied d’un centre de garde est de s’incorporer en tant que société auprès de BC Registries and Online Services. Une société dûment incorporée devient alors une entité légale et cette société, régie par la Loi sur les sociétés de la Colombie-Britannique (BC Societies Act), a tous les pouvoirs d’un individu et existe par elle-même, séparée et distincte des individus qui la composent. Par ailleurs, l'argent qu’obtient cet organisme sans but lucratif doit servir exclusivement à la poursuite de ses objectifs.

Une fois qu’une association est incorporée dans sa province, ses membres peuvent décider de l’enregistrer comme organisme de bienfaisance. Cette démarche, qui est optionnelle, se fait séparément auprès de l'Agence du revenu du Canada, et l’association doit répondre à certaines conditions.

Les avantages de l’incorporation

Existence perpétuelle, qui ne dépend pas de l'existence d'une personne. La société existera tant qu'elle répondra aux exigences de la BC Societies Act
Une société peut s’engager par contrat sous son nom incorporé (c'est-à-dire son nom légal)
Les membres d'une société, dans la plupart des cas, ne sont pas personnellement responsables des dettes encourues par la société s'ils ont fait preuve de diligence raisonnable
Certains bailleurs de fonds et programmes de financement exigent que les demandeurs soient incorporés
En tant que société incorporée, une association de parents du secteur préscolaire peut obtenir un permis pour exploiter une garderie de groupe, une prématernelle ou un service de garde scolaire.

Statuts et règlements de l'association de parents du secteur préscolaire

La rédaction des statuts et règlements (constitution and bylaws) représente une étape fondamentale du processus d’incorporation.

Ce sont les statuts et règlements qui régissent le fonctionnement d'une entité telle qu'une APP, et qui constituent un document indispensable pour la gouvernance de l'organisme.

L'association de parents devrait par ailleurs réviser ses statuts et règlements périodiquement, afin de les mettre à jour lorsque nécessaire. Soulignons qu'un amendement aux statuts et règlements doit faire l'objet d'une résolution spéciale, qui doit être adoptée par l'assemblée des membres conformément au processus indiqué dans les règlements en vigueur.

La Fédération des parents offre aux associations du secteur préscolaire des ressources et de l'appui pour la rédaction et la mise à jour de leurs statuts et règlements, et pour valider que ces documents sont conformes aux exigences de la Loi sur les sociétés de la C.-B. (BC Societies Act).

En général, la structure décisionnelle de l’association de parents comporte trois paliers : l’assemblée des membres, le conseil d’administration et les comités de travail. Chaque palier a ses propres fonctions et mandats particuliers.

Assemblée des membres

Composition
- Membres votants : parents ou tuteurs d’enfants inscrits à la garderie (ou prématernelle)
- Membres non votants : membres de la communauté (par exemple : association francophone communautaire, etc.)
Fonction
- Déterminer les orientations et les paramètres encadrant le fonctionnement de l’association
Mandat
- Recevoir le rapport annuel de la présidence
- Ratifier les états financiers de l’année précédente
- Élire les membres du conseil d’administration
- Élire les représentants des parents au comité des partenaires de l’école
- Adopter les statuts et règlements de l’association
- Adopter le plan d’action et le budget annuel
- Adopter les politiques régissant le fonctionnement de l’association
- Adopter les recommandations découlant du mandat du comité consultatif de l’Association des parents

Conseil d’administration

Composition
- Les membres du conseil d’administration sont élus par les membres votants
Fonction
- S’acquitter de la gestion de l’association de parents
- Soumettre des recommandations à l’Assemblée des membres
Mandat
- S’assurer que les décisions respectent la vision, la mission, le mandat, les valeurs et les buts stratégiques de l’association
- Assurer la mise en œuvre des décisions de l’Assemblée des membres
- Contrôler les revenus et les dépenses selon les procédures établies
- S’assurer que l’association reste en règle avec les lois la régissant

Comités de travail

Composition
- Selon les besoins, personnes désignées par le conseil d’administration comme responsables ou membres d’un comité de travail
Fonction
- Réaliser des projets ou des activités, mettre en œuvre des programmes ou offrir un service
Mandat
- Déterminé par l’assemblée des membres ou le conseil d'administration

Le conseil d’administration d’une association de parents du secteur préscolaire compte généralement les postes suivants : présidence, vice-présidence, trésorier ou trésorière, secrétaire, et un ou des postes de conseiller ou conseillère.

De façon générale, les membres du conseil d’administration sont responsables :

de veiller au bon fonctionnement de leur organisme en vue d’offrir un service de garde de qualité aux familles qu’elles desservent
d’établir et de réviser les objectifs, les politiques et les procédures liés à la gouvernance ou à l’orientation du programme offert dans leur centre de garde
de satisfaire aux exigences légales et réglementaires des divers paliers de gouvernement (municipaux, provinciaux et fédéraux)
de gérer sainement les finances du centre de garde

Président ou présidente

La personne qui occupe ce poste exerce deux rôles principaux :

Rôle de facilitateur : gère les rencontres de l’association de parents; aide les membres du conseil à travailler efficacement en équipe; s’assure que l’association fonctionne de façon optimale; s’assure que les dossiers reçoivent un suivi approprié
Rôle de porte-parole : représente les intérêts des parents et agit à titre de porte-parole auprès des instances concernées

Ses principales responsabilités sont :

Préparer l’ordre du jour des rencontres de l’association
Présider les rencontres : veiller à ce que les réunions se déroulent dans un climat d’ordre et de respect, selon les règles de conduite et de discussion établies, connues et acceptées de tous
Signer les procès-verbaux
Assurer la circulation de l’information
Déléguer les tâches et s’assurer que les suivis y seront apportés
Favoriser la participation de tous à la prise de décision
Coordonner les activités de l’association
Soutenir le fonctionnement des sous-comités
Assurer l’orientation et la formation des nouveaux membres du conseil d’administration
Contrôler les rapports financiers
Représenter l’association auprès des différents partenaires en éducation

Vice-président ou vice-présidente

C'est la personne désignée pour prendre la direction de l’association en l’absence du président ou de la présidente. Il est souhaitable qu'elle ne se limite pas à ce rôle de substitut. L’efficacité du travail demande un bon partage des tâches entre présidence et vice-présidence.

Ses principales responsabilités sont :

Collaborer avec le président et alléger ses tâches
Assumer les fonctions de la présidence en son absence
Au besoin, être responsable des sous-comités de travail

Trésorier ou trésorière

Cette personne administre les fonds de l’association de parents. Elle est responsable de tous les aspects financiers.

Ses principales responsabilités sont :

Tenir à jour la comptabilité
Informer les membres sur l’état des revenus et des dépenses lors des rencontres de l’association
S’assurer du respect des procédures comptables de l’association
Préparer les prévisions budgétaires

Secrétaire

Cette personne est le bras droit du président ou de la présidente.

Ses principales responsabilités sont :

Rédiger et distribuer aux membres les convocations et l’ordre du jour des rencontres
Rédiger les procès-verbaux des rencontres de l’association
Signer les procès-verbaux
Conserver les documents officiels de l’association et toute autre documentation pertinente (statuts et règlements, procès-verbaux, correspondance, etc.)
Rédiger la correspondance et les documents officiels

Conseillers ou conseillères

Les conseillers et conseillères ajoutent de la valeur au conseil d’administration en participant aux prises de décisions. Ils peuvent également être responsables d’un dossier particulier.

Leurs principales responsabilités sont :

Participer aux discussions du conseil et, le cas échéant, formuler des recommandations
Être responsables de certaines tâches ou de dossiers spécifiques
Présider, le cas échéant, un sous-comité de travail

Documents disponibles : exemple d'ordre du jour / exemple de procès-verbal

Les jeunes enfants ont droit à un milieu sécuritaire et à un programme éducatif préscolaire de qualité. Les parents, en tant que premiers éducateurs de leur enfant, ont le droit de prendre part à l’expérience préscolaire de leur enfant et de parler à l'éducatrice ou éducateur à la petite enfance en cas de difficultés. Enfants, parents et personnel ont le droit d’être respectés, informés et entendus.

Même dans un climat de respect et d'entraide, des situations problématiques ou malaisées peuvent survenir. La Fédération des parents peut aider ses associations membres en ce qui concerne la résolution de conflits : contactez-nous afin d'en parler avec un membre de notre équipe.

Étapes à suivre

Voici une recommandation d'étapes à suivre pour faciliter la résolution de conflit en milieu préscolaire :

Demandez une rencontre avec la ou les personnes concernée(s) du centre de garde. Soyez proactif : ne laissez pas le problème empirer et ne pensez pas qu'il disparaîtra de lui-même.
Écoutez attentivement ce que vous dit votre enfant, s’il est suffisamment capable de s’exprimer. Essayez de comprendre les divers points de vue entourant les circonstances. Faites de votre mieux pour examiner la question de façon pratique, avec les informations que vous avez, sans laisser intervenir vos émotions.
Définissez le mieux possible la situation qui vous préoccupe, les faits et les renseignements qui vous manquent pour bien cerner l’état des choses, et commencez à formuler vos questions en préparation à votre rencontre.
Déterminez clairement le but de cette rencontre, après avoir bien établi votre compréhension du problème et réfléchi aux pistes de solutions possibles à partager.
Lors de votre rencontre, écoutez attentivement ce qu’ont à dire les personnes impliquées afin de bien saisir leurs points de vue. Parlez aussi de vos inquiétudes à la personne ou à tous ceux directement impliquée(s) - sauf si cela n'est pas approprié compte tenu du contexte. Au besoin, posez les questions qui vous permettront de clarifier la problématique, de mieux en comprendre les enjeux, ou qui pourraient contribuer à trouver une solution.
Si durant cette rencontre initiale ou au cours d'autres rencontres, vous estimez que l'on n'a pas répondu à vos questions ni apaisé vos inquiétudes, entrez en contact sans tarder avec le supérieur immédiat du personnel impliqué. Ce supérieur pourrait être la directrice du centre ou l’éducatrice-responsable, la présidence du conseil d’administration gestionnaire du centre de garde, ou autre.